Så skapar du emotionellt intelligenta möten
Hur är det med den mentala närvaron och engagemanget på era möten? Händer det att deltagare verkar ha tankarna på annat eller ögonen stirrandes i telefonen? Ett arbetsliv präglat av många möten innebär förstås en investering i såväl tid som pengar. Så hur gör man för att få till de där effektiva, konstruktiva mötena som tar oss framåt enligt samma väg och får oss att lämna mötesrummet med en positiv känsla av att ha bidragit och åstadkommit något tillsammans? Svaret är emotionell intelligens.
Illustration: Frida Panoussis på Fridarit.com (som ibland får hjälpa oss på Kandidata att visualisera våra målbilder när vi har möten.)
Emotionell intelligens handlar bland annat om förmågan att förstå sina egna och andras känslor och att kunna agera på dessa på ett konstruktivt sätt. Det handlar också om att kunna skapa och bevara relationer. Förmågor som förstås kan vara bra att ha med sig in i ett möte.
Om du vill få ut så mycket som möjligt av ett möte och säkerställa att alla individers kompetens, erfarenheter och styrkor kommer till uttryck har du mycket att vinna på att arbeta enligt läran om emotionell intelligens. Genom att ge förutsättningar för psykologisk trygghet i gruppen bidrar du till att skapa närvaro, engagemang och en positiv känsla vilket i sin tur bidrar till framgångsrika möten.
Så här gör du
1. Checka ut. Försök att bygga en kultur där folk parkerar det de arbetar med innan de går in i mötesrummet. Genom att avsluta det man håller på med alternativt skriver ner sina tankar och det man har för avsikt att ta itu med låter man man hjärnan gå vidare till nya tankegångar och kan gå in i mötet med fullt engagemang.
2. Checka in. Starta mötet med en runda där alla får säga någonting. Forskning visar nämligen att om alla har hört sin egen röst i rummet en gång ökar engagemanget och sannolikheten för att man vill säga någonting igen. Mötesdeltagarna kan till exempel få ”checka in” på mötet genom att svara på en enkel fråga, som ”Vad har gått bra hittills idag? Eller ”Om du skulle symboliseras av ett djur, en växt eller ett väder, vilket skulle det vara? Det kan också vara en enkel fråga som ”Hur känns det att vara här idag?”
3. Inga förslag eller åsikter är dåliga. Presentera frågeställningen eller mötets agenda som ett tillfälle att lära tillsammans. Vinnande koncept kan verka osannolika i början, men för att nå fram till dem måste någon våga yttra dem. Uppmuntra alla att dela med sig av sina idéer, även om de känner sig osäkra på om de är rätt. Var också uppmärksam om någons förslag möts med skepsis eller hån och vänd det till något positivt.
4. Visa att du är genuint nyfiken på vad varje individ har att säga. Bekräfta den som pratar med ögonkontakt, ansiktsuttryck och genom att ställa frågor.
5. Säkerställ att alla får prata ungefär lika mycket. När alla känner att de får komma till tals ökar engagemanget och känslan av att bidra. Om det är du som håller i mötet kan du fördela ordet eller se till att ställa frågor till alla.
6. Summera vad ni kommit fram till och be alla om respons så att ni lämnar mötet med en gemensam målbild. Alla behöver inte vara överens, men det är viktigt att alla känner att de fått gehör för sina åsikter och att deras insatser har bidragit.